Wingbuddy: AI-assistent voor verkoopmails

Twee projecten, één probleem

Verkoopteams besteden uren aan het opstellen van e-mails, met een kwaliteit die varieert naargelang de ervaring. De communicatievaardigheden die een topverkoper in de loop der jaren heeft verfijnd, kosten jaren om te verwerven.

Wingbuddy is een reisbureau waarvan het verkoopteam vragen beantwoordt over een breed gamma reisformules. We hebben dat probleem twee keer aangepakt: eerst met een Chrome-extensie die verbeterde wat de medewerker al had geschreven, daarna met een pijplijn die het concept opstelt nog voor de medewerker de e-mail opent.

Project 1: een Chrome-extensie voor herformulering

De extensie zit in de bestaande workflow. Een verkoper rondt een concept af, wil het scherper, en klikt op één knop.

De AI past bedrijfsspecifieke beste praktijken toe en heeft, wat het nuttigst is, de schrijfstijl en de persoonlijkheid van de best presterende verkoper van Wingbuddy geleerd. Ze herformuleert op aanvraag, behoudt de oorspronkelijke bedoeling en wint tegelijk aan duidelijkheid en overtuigingskracht.

Wat het veranderde: de opsteltijd daalde van 15 tot 20 minuten naar 5, over de dagelijkse e-mailstroom van het hele verkoopteam. Nieuwe verkopers kregen de vastgelegde beste praktijken meteen in plaats van ze over jaren te verwerven. Prospects kregen consistent professioneel schrijfwerk.

Project 2: realtime concepten op het uniforme platform

Herformuleren veronderstelt nog altijd dat iemand de eerste versie schrijft. Het tweede project schrapte die stap.

Wingbuddy migreerde naar het uniforme platform van Flowful en nam de mail-app in gebruik, een visuele pijplijnbouwer die e-mailstromen automatiseert met AI, koppelt aan externe tools en in elke fase op e-mails inwerkt. De pijplijn schrijft nu een verzorgd antwoord zodra de e-mail binnenkomt. Medewerkers lezen na en valideren in plaats van te schrijven.

De migratie deelt de verwerking ook tussen klanten, wat de kosten drukt, en geeft Wingbuddy een basis om andere apps toe te voegen zonder alles opnieuw te bouwen.

Hoe het werkt: eerst classificeren, dan gericht context toevoegen

Een juist concept vraagt de juiste context, en niets meer. Elke node in de pijplijn is modulair, en het platform ondersteunt eigen toolintegraties, zodat de flow op maat van de klant wordt gesneden:

1. Trigger en e-mailfilter: inkomende mail wordt vastgelegd en gefilterd op toelatingslijsten, uitsluitingsregels en labels, zodat alleen relevante berichten de pijplijn binnenkomen.
2. Classify: de AI leest de e-mail, detecteert de taal, of het een vraag is, en over welke reisformule ze gaat.
3. FAQ Filler: de node haalt enkel het FAQ-document van die formule op, wat de context licht en de kosten laag houdt.
4. Gate: een voorwaarde bepaalt of de e-mail wel een automatisch concept verdient.
5. Execute Prompt: de gekozen FAQ-inhoud, de tekst van de e-mail en de opgeloste prompt gaan naar het taalmodel, dat het antwoord schrijft.
6. Create Reply Draft & Label: het concept wordt als antwoord in de mailbox aangemaakt en de e-mail krijgt het label “AutoReplied” voor de opvolging.

Het resultaat

Het concept staat er al. Het wordt in realtime geschreven zodra de mail binnenkomt, dus wie een bericht opent, hoeft nergens op te wachten en niets te reconstrueren.

De kwaliteit varieert niet. Elk concept gebruikt dezelfde gestructureerde kennisbank en hetzelfde model, dus de toon blijft gelijk in het hele team.

De kosten blijven laag. Eén relevante FAQ meesturen in plaats van de hele kennisbank houdt het tokenverbruik en de verwerkingstijd laag.

Het team beheert de kennis. Wingbuddy werkt de FAQ-documenten zelf bij via het platform, zodat de AI actueel blijft zonder engineeringtijd.

Gebouwd om te groeien

De mail-app is de eerste van meerdere. Het platform deelt infrastructuur tussen AI-toepassingen, en dezelfde FAQ-inhoud en classificatielogica kunnen toekomstige toepassingen dragen, van chatbots tot interne tools, zonder opnieuw te beginnen.